Vous souhaitez poursuivre. Il est alors temps de conclure un contrat reprenant les conditions de l’intervention, la complexité de votre problématique, le délai requis, la logistique, le livrable choisi, le format du compte rendu et les conseils de suivi.

Les modalités de mon intervention sont définies à partir des points identifiés lors de la première étape. Nous détaillons ensemble les éléments tels que le contexte, la problématique, les points d’attention, les participants et les attentes quant au livrable.

Nous pouvons établir le processus de la réunion à venir. Ce processus est primordial pour faire naître une solution créée, comprise et acceptée par tous. Il est donc présenté par le facilitateur au client et aux représentants des participants à la réunion afin de l’ajuster et le valider.

Parallèlement à la préparation du processus, j’organise la partie logistique. Elle comprend la situation géographique, la salle, le matériel et les supports d’écriture, ou encore la sonorisation si besoin.

Tout est prêt. Vous débutez la réunion en rappelant au groupe les raisons de celle-ci. J’interviens ensuite, dans mon rôle de facilitateur, pour présenter le déroulé. Pendant la réunion, mon statut de facilitateur me place dans un rôle de guide : être attentif aux besoins des participants, être garant du temps, stimuler l’énergie du groupe, maintenir l’atmosphère de travail, rappeler le processus ou encore accompagner les changements de cap.

Grâce à notre travail de préparation, des solutions ont été identifiées durant la réunion. Je vous les présente à travers un livrable tangible, pratique et réutilisable. Ce peut être une liste d’idées, de recommandations, de décisions, de suggestions ou encore un plan d’actions. Le livrable donne aux participants l’esprit de l’objectif, de la progression et de la direction à suivre.

Le compte rendu, quant à lui, compile les décisions, photos, propositions ainsi que le livrable. Il est produit sous forme de mail, de vidéo ou de présentation Excel ou Powerpoint.

Il sera nécessaire de discuter du résultat obtenu entre le facilitateur, le client et les représentants des participants. Je vous demanderai également du feedback, en personne ou via un questionnaire. 

Une fois le compte rendu et le feedback donnés, à vous de jouer ! Idéalement, les participants sont informés ou, encore mieux, engagés dans la mise en œuvre de la solution identifiée. Je peux, de nouveau, vous conseiller et vous accompagner dans cette étape avec des ateliers de facilitation supplémentaires.